Leitfaden und Tipps für dein Mitarbeitergespräch
🗓️ Geposted am 10.10.2023
Bei einem Feedbackgespräch setzen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte unter vier Augen zusammen und besprechen Leistungen, Erfolge und Verbesserungspotenziale. Welche Regeln ein solches Gespräch befolgen sollte, wie du dich richtig darauf vorbereitest und vieles mehr erfährst du in diesem Beitrag.
Was ist der Unterschied zwischen einem Feedbackgespräch, einem Mitarbeitergespräch und einem Personalgespräch?
Kurz gesagt: All diese Begriffe können synonym verwendet werden. Ein Mitarbeitergespräch kann auch Personalgespräch oder Feedbackgespräch genannt werden und wird normalerweise zwischen der Führungskraft und dem Angestellten geführt. In der Regel werden hierbei Entwicklungen, Probleme und Zielsetzungen besprochen und gegenseitiges Feedback ausgetauscht. Der Ausdruck "Feedbackgespräch" bezieht sich allerdings nicht zwingend auf die Arbeit.
Allgemein lässt sich zwischen dem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch und dem institutionalisierten Mitarbeitergespräch unterscheiden. Zum institutionalisierten Gespräch zählen Personalgespräche, die in regelmäßigen Zeitabständen stattfinden dabei wird meist ein bestimmter Zeitraum besprochen. Das kann ein Feedbackgespräch, ein Mitarbeiterjahresgespräch oder ein Halbjahresgespräch sein, aber auch solche, in denen es um die Karrierechancen und die Karriereplanung geht. Möchtest du ein Mitarbeitergespräch führen, gib auf jeden Fall einen Grund und das Thema des Gesprächs an.
Arten von Mitarbeitergesprächen
Egal, welche Art des Feedbackgesprächs geführt wird – es sollte gut vorbereitet werden. Dazu sollte der Arbeitnehmer seine Leistung kritisch hinterfragen und sich überlegen, welche neuen Aufgaben er annehmen oder welche Ziele er weiterhin verfolgen kann/möchte. Wichtig dabei: Stets Feedback konstruktiv geben und annehmen.
Ziele eines Mitarbeitergesprächs
Ein Personalgespräch soll immer einen bestimmten Zweck erfüllen – sei es, um einen Konflikt zu lösen, konkrete Jahresziele zu besprechen und festzulegen oder die Leistung zu evaluieren.
Weitere Ziele sind:
- Austausch über Zusammenarbeit
- Klärung von Verantwortlichkeiten und Anforderungen
- Klärung von Störfaktoren in der Zusammenarbeit und im Team
- Anerkennung für die Arbeit
- Rückmeldung zur Arbeitsleistung
- Pflege des persönlichen Kontakts
- Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten
- Coaching des Mitarbeiters
- Delegation von Aufgaben und Zielvereinbarung
Konkrete Ziele für die Zielvereinbarung im Vier-Augen-Gespräch können z. B. Umsatzziele, Leistungsziele, Prozessziele oder Strategieziele sein. Je nach Arbeitsbereich kann das Ziel sich unterscheiden. Wenn du beispielsweise im Bereich Sales arbeitest, ist es üblich, dass du ein bestimmtes Umsatzziel erhältst. Wenn es dein Ziel ist, eine Gehaltserhöhung zu bekommen, dann kläre mit deinem Vorgesetzten in einem Reflektionsgespräch, was du dafür leisten musst.
Außerdem können sich die festgesetzten Ziele auf deine Standardaufgaben beziehen oder aber darauf, dass du etwas Neues entwickelst. Auch persönliche Ziele, wie z. B. die Verbesserung der Sozialkompetenz, können vereinbart werden.
Stelle dir mit deinem Vorgesetzten die folgenden Fragen: Was genau wollt ihr erreichen? Welche Veränderungen sollen angestoßen werden und welche Anforderungen gibt es? Bis wann und mit welchen Maßnahmen kann das Ziel erreicht werden? Was nutzt ihr zur Erfolgsmessung?
Mitarbeitergespräch vorbereiten
Um das Personalgespräch optimal vorzubereiten, solltest du dir vor Augen führen, was du seit dem letzten Gespräch mit deinem Vorgesetzten geleistet hast. Welche Ziele konntest du bereits erreichen? Konntest du Ziele übertreffen? Wo kannst du noch Unterstützung gebrauchen?
Genauso wichtig wie die Selbsteinschätzung ist auch das Feedback von Kollegen. Bitte sie um ein kurzes schriftliches Feedback, das du deinem Vorgesetzten vorlegen kannst. So erhält deine Führungskraft ein ganz klares Bild davon, wie du im Team agierst.
Sollte im vergangenen Zeitraum etwas nicht so gelaufen sein, wie du es dir vorgestellt hast, berichte auch davon. Versuch nicht, Misserfolge deinerseits zu verheimlichen. Letztendlich kannst du mit deinem Vorgesetzten darüber sprechen und Optimierungspotenziale finden. Denn auch aus Fehlern lernt man.
Neben der Vorbereitung deiner Wünsche und Ziele solltest du auch die Rahmenbedingungen des Gesprächs beachten: Wann findet es statt und wie lange dauert es? Hast du alle nötigen Unterlagen vorbereitet und gibt es weitere Gesprächsteilnehmer, wie z. B. jemanden aus der Personalabteilung?
Ablauf eines Mitarbeitergesprächs – ein Leitfaden
Der Aufbau eines Feedbackgesprächs ist immer ähnlich. Es lässt sich grob in fünf Phasen einteilen und dauert meistens 30 bis 60 Minuten.
1. Einstieg
Zunächst liegt es bei deinem Vorgesetzten, einen entspannten Gesprächseinstieg zu finden. Meist geschieht das durch ein wenig Smalltalk mit den Gesprächsteilnehmern. Danach besprecht ihr den Ablauf des Kritikgesprächs, sodass du dem Verlauf jederzeit folgen kannst. Es soll eine sichere und offene Atmosphäre geschaffen werden, weswegen das Gespräch an einem ungestörten Ort stattfinden sollte.
2. Analyse und Evaluierung
Nun kannst du mit deiner Führungskraft über deine erbrachten Leistungen und größten Erfolge im Unternehmen sprechen. Ihr analysiert, was gut gelaufen ist und wobei du noch Hilfe gebrauchen könntest. Oftmals sieht sich dein Vorgesetzter deine Zielvereinbarungen aus dem letzten Gespräch an und kann dann sagen, welche Ziele du bereits erreicht hast. Hier hast du die Möglichkeit, ein ehrliches Feedback zu deiner Arbeitsleistung zu erhalten sowie konstruktive Lösungsansätze für die Zukunft zu finden.
3. Planung und Ziele
In diesem Schritt besprichst du, welche neuen Aufgaben auf dich warten. Vielleicht möchtest du mehr Verantwortung oder einen neuen Themenbereich – das sind Dinge, die du jetzt ansprechen kannst. Wenn der Wunsch nach einem Bereichswechsel von dir kommt, achte darauf, dass deine Ziele realistisch und umsetzbar sind. Da es hier vor allem um dich und deine berufliche Zukunft geht, versuche klar zu kommunizieren, wofür du Kapazitäten hast und wo deine persönlichen Grenzen liegen.
4. Perspektiven und Entwicklung
Jetzt besprichst du mit deinem Vorgesetzten nicht nur deine fachliche Perspektive, sondern auch deine persönliche Entwicklung im Unternehmen. Stell dir im Vorhinein Fragen wie: Welche Fähigkeiten möchte ich ausbauen? Welche Weiterbildungen würde ich gern machen? Möchte ich eine fachliche Karriere oder eine Führungskarriere? Tipp: Sprich deine beruflichen Wünsche so konkret wie möglich an und stelle den Mehrwert für das Unternehmen heraus, den deine Entwicklung für deinen Arbeitgeber hat.
5. Abschluss
Haltet zum Schluss des Gesprächs alle getroffenen Zielvereinbarungen fest. Diese Dokumentation gilt als Basis für die kommenden Entwicklungsgespräche und sorgt dafür, dass Ziele nicht verloren gehen. Außerdem möchtest du auch für deine Mühen entsprechend entlohnt werden.
Feedbackgespräch Checkliste
Hier findest du eine Checkliste fürs Feedbackgespräch, mit der du dich für alle Phasen des Personalgesprächs vorbereiten kannst.
Vor dem Gespräch:
Während des Gesprächs:
Nach dem Gespräch:
Mitarbeitergespräch – Fragen, Antworten und Beispiele
Bei dir steht ein Feedbackgespräch an? Dann findest du hier einige Beispielsätze für dein Mitarbeitergespräch sowie Musterantworten für verschiedene Fragen, mit denen du rechnen kannst.
Beachte aber, dass ein Mitarbeitergespräch immer individuell ist und es deshalb nicht den einen Fragebogen gibt.
- "Hast du deine Zielvorgaben erreicht? Wenn nicht, woran ist es gescheitert?"
- "Bist du zufrieden mit deiner Arbeit? Fühlst du dich unter- oder überfordert?"
- "Wie sehen deine weiteren Pläne aus?"
- "Was würdest du gern in deinem Arbeitsalltag ändern?"
- "Worin liegen deine Stärken und welche Schwächen hast du, an denen du arbeiten könntest?"
- "Gibt es Bereiche, in denen du gerne mehr Verantwortung übernehmen würdest?"
- "Welche Herausforderungen sind dir in letzter Zeit begegnet und wie bist du damit umgegangen?"
- "Wie beurteilst du die Kommunikation innerhalb des Teams und mit Vorgesetzten?"
- "Gibt es Vorschläge zur Verbesserung der internen Prozesse oder Abläufe?"
- "Wie zufrieden bist du mit der Führung durch deine Vorgesetzten?"
- "Wie können die Kommunikation und die Kooperation im Team verbessert werden?"
- "Wie schätzt du die Qualität unserer Zusammenarbeit ein?"
Neben einer guten Vorbereitung solltest du außerdem darauf achten, dass deine Antworten immer sachlich und lösungsorientiert sind. Sprich in der Ich-Perspektive und beschuldige niemanden für eventuelle Fehler. Bringe konkrete Beispiele an und versuche, nicht emotional zu werden.
Mitarbeitergespräch Formulierungen – konkrete Beispiele
„Durch meine Zusammenarbeit mit der Abteilung XY habe ich Gefallen am Thema AB gefunden. Ich fände es schön, wenn ich auch in Zukunft an ähnlichen Projekten mitarbeiten kann.“
„Ich würde gerne meine Skills im Bereich XY ausbauen und würde mich freuen, wenn Sie mich mehr mit der Abteilung XY vernetzen würden.“
„Bitte formulieren Sie künftig Ihre Kritik an mir vor dem Team sachlicher. Wenn Sie Probleme mit meiner Arbeitsweise haben, würde ich das gern mit Ihnen im Dialog klären.”
„Zu meinen Aufgaben gehört die Qualitätskontrolle von XY. Dafür benötige ich mehr Zeit, als ursprünglich geplant war. Deswegen schlage ich vor, die Vorgaben für unsere Arbeitsschritte anzupassen.“
„Letzte Woche habe ich mich in einem Kundengespräch sehr unwohl gefühlt, da sich das Team nicht einig war. Ich denke, als Führungskraft können Sie uns vorgeben, wie wir bei Uneinigkeiten vorgehen können.“
„Ich habe das Gefühl, dass Verantwortlichkeiten in unserem Team nicht klar geregelt sind, da ich von Kollege XY immer neue Aufgaben bekomme. Ich würde mir in diesem Punkt klar geregelte und kommunizierte Aufgabenbereiche wünschen.“
„Wir haben festgestellt, dass die Einnahmen im Bereich XY gesunken sind, also habe ich mich mit einigen Kollegen hingesetzt und wir haben herausgefunden, dass es an Folgendem liegt: … Deswegen haben wir diese Strategie entwickelt und konnten dadurch unsere Einnahmen um XX Prozent steigern.“
Beispiel für ein schlechtes Mitarbeitergespräch
Bei einem Feedbackgespräch darfst du alles ansprechen, was dich stört. Aber Achtung: Unsachliche Beschwerden sowie die Beurteilung von Kollegen sind tabu. Denk daran, dass du immer nur dich selbst bewerten sollst und nur konstruktive Kritik erlaubt ist.
No-Gos beim Mitarbeitergespräch sind zum Beispiel:
- Du bist nicht gut vorbereitet und kannst deinem Vorgesetzten keine konkreten Beispiele zu deiner Tätigkeit nennen.
- Wenn du emotional auf Feedback reagierst und Kritik abblockst.
- Wenn du nicht zuhörst und dich wiederholst.
- Wenn du Kritik an anderen Kollegen übst.
- Du bist unzufrieden und meckerst nur, anstatt konstruktive Beispiele zu geben.
- Sätze wie: Die anderen müssen das nie machen, ich aber schon. Finden Sie nicht auch, dass sich Herr XY mehr anstrengen sollte? Ich bin der Einzige, der gute Arbeit leistet.
Feedbackkultur im Unternehmen
In vielen Unternehmen wird eine offene und transparente Feedbackkultur immer wichtiger, denn damit lässt sich eine vertrauensvollere Arbeitsumgebung schaffen, in der Vorgesetzte und Mitarbeiter voneinander lernen können. Indem du also dein ehrliches Feedback zu deiner Tätigkeit und zum Unternehmen selbst abgibst, kannst du dazu beitragen, Prozesse innerhalb des Teams zu optimieren und dich beruflich, aber auch persönlich weiterzuentwickeln.
So sorgst du für ein besseres Miteinander im Team, da Störfaktoren leichter aus dem Weg geräumt werden können. Das bringt nicht nur dem Unternehmen etwas, sondern auch du selbst kannst dadurch viel entspannter arbeiten und erwirbst wichtige Soft Skills für deine weitere berufliche Zukunft.
